Zakenreizen zijn noodzakelijk omdat het persoonlijke contact onmisbaar is. Dat klopt, maar niet zondermeer altijd. Telefoon-, web- of videoconferencing biedt bedrijven een uitkomst die veel reiskosten én reistijd kan besparen. De hele dag op pad voor een vergadering van twee uur is niet meer van deze tijd.

De volgende vergaderingen zijn geschikt voor een virtuele variant:

• organisatorische afstemmingsoverleggen;
• terugkerende projectbesprekingen;
• overleg met (externe) gesprekspartners die u al kent;
• onderhoud van bestaande klantencontacten.

Virtueel vergaderen is minder geschikt voor:

• de werving van nieuwe klanten;
• verdrags- en verkoophandelingen;
• strategie- en personeelsgesprekken.

Elke vermeden reis bespaart tijd, kosten en stress: u bespaart op de hele rompslomp en kosten van het boeken en vergoeden van een hotel, vlucht, treinkaartje en/of huurauto. U spaart het milieu doordat u brandstof bespaart en uitstoot van uitlaatgassen voorkomt. Daarnaast wordt de Work-Life-Balance van uw personeel verbeterd. Uw medewerkers zijn geen kostbare tijd meer kwijt aan lange reizen met de auto of zelfs het vliegtuig.

Hoe werkt het?
Wie virtueel vergaderen wil, heeft een van de volgende technieken nodig:

• Telefonische vergadering: hierbij kunnen drie of meer personen gelijktijdig een telefonisch overleg voeren. Hierbij zijn diverse opties handig zoals: de mogelijkheid de deelnemers in luisterstand te zetten, de vergadering in subgroepen te splitsen of een extra deelnemer bij te schakelen.
• Webmeeting: via een webbrowser of speciale software op de eigen werkplek kan een groep medewerkers overleggen of gezamenlijk aan een project en bijbehorende documenten werken. De communicatie wordt naar behoefte ondersteund een koptelefoon en/of webcam.
• Videoconferentie: vergaderen via een professioneel videoconferencingsysteem. De inzet hiervan is mogelijk via de huur/inrichting van een speciale studio of via een systeem op de werkplek.

Meer informatie
Wilt u ook profiteren van de voordelen van mobiliteitsmanagement voor uw organisatie? VCC Oost informeert u graag over de mogelijkheden van mobiliteitsmanagement voor uw organisatie! Meer informatie aanvragen.