De meeste organisaties hebben een dienstreizenreglement. Hierin staan naast diverse regels voor dienstreizen vaak ook bepalingen voor lunches en overnachtingen en dergelijke. VCC Oost adviseert u graag bij het opstellen hiervan.
Hieronder vindt u algemene regels voor de keuze van het vervoermiddel bij dienstreizen. Het kan een aanvulling zijn op uw huidige reglement, maar het kan ook de basis zijn van een geheel nieuw reglement. De uitgangspunten voor het gebruik van de vervoermiddelen zijn:
- Als maximale loopafstand wordt 1½ à 2 kilometer aangehouden (15 tot 20 minuten). De 1½ à 2 kilometer is ook een maat bij het voor- en natransport naar de trein;
- Als maximale fietsafstand geldt ongeveer 7½ kilometer;
- Voor het openbaar vervoer wordt uitgegaan van de verbindingen volgens de dienstregelingen zoals gegeven door ‘9292 Openbaar Vervoer Reisinformatie’. Een openbaarvervoerreis mag ongeveer 1½ keer zo lang duren als autovervoer. De precieze tijdsfactor is afhankelijk van de soort openbaarvervoerreis en de totale reisduur ten opzichte van de autoreis;
- De dienstreis kan met de auto gemaakt worden als de fiets of het openbaar vervoer volgens bovenstaande uitgangspunten niet in aanmerking komt. Daar waar de Oproepauto beschikbaar is, is deze de eerste keus. In andere gevallen biedt het huren van een auto bij een autoverhuurbedrijf uitkomst. Een andere mogelijkheid is het gebruik van auto’s die uw organisatie voor dit doel heeft aangeschaft. De privé-auto is de laatste mogelijkheid voor de dienstreis. Het gebruik hiervan dient vooraf geaccordeerd te worden.
Bij de vervoermiddelkeuze bij dienstreizen zijn verder ook de volgende punten van belang:
- Het weer (met name bij de fiets);
- De aard van uw bedrijf/instelling, van de functie van uw medewerker en van het doel van de afspraak (cursus, buitenlandse reis, groepsreis etc.);
- Wat moet er worden meegenomen naar de afspraak? Een map met informatie of voor aantekeningen is makkelijk mee te nemen, een hele informatiestand niet.
Omdat mobiliteitsmanagement zich er op richt om voor elke reis het meest geschikte vervoermiddel te kiezen is maatwerk nodig. Afhankelijk van uw organisatie (grootte en cultuur) zou elk bureau- of afdelingshoofd of de medewerker P&O kunnen besluiten wie, waar en hoe reist.
Dienstreizenreglement 